Depuis octobre 2023, une grande étape nommée « Migration de la base de données » mobilise nos équipes. Il s’agit de changer notre système de gestion informatique en vue d’être plus performants et ainsi de minimiser les coûts pour être davantage au service de nos projets sur le terrain.
Nous savons aussi que notre travail au service des donateurs, en raison de cette migration, a été ralenti et nous voulons vous apporter des excuses et des explications.
Avec le développement de l’informatique qui a connu un formidable essor ces 50 dernières années, les données concernant nos donateurs ont été transférées de « fiches en bristol » qui conservaient les informations essentielles (coordonnées, date des dons, valeurs, informations d’échanges avec la personne : courrier / téléphone) vers des espaces de stockage informatique consignant ces mêmes données enrichies d’informations complémentaires permettant la mise à jour régulière et le meilleur contact possible avec nos donateurs.
En 2020, la Fondation Raoul Follereau a obtenu le label « Don en Confiance ». Cette labellisation signifie que la Fondation satisfait aux quatre grands principes du Don en Confiance : respect du donateur, transparence, probité et désintéressement, recherche d’efficacité.
Pour continuer à satisfaire ces principes et avec la règlementation RGPD [1] une étude approfondie a été organisée en 2022 et la décision a été prise de migrer depuis notre base de données existante vers une structure mutualisée, sécurisée gérée par un progiciel développé spécialement pour des entités comme la nôtre (associations et fondations). Les objectifs principaux étant de réduire les coûts, d’améliorer la fiabilité et de faciliter le lien que nous devons avoir avec ceux qui soutiennent nos actions.
Défis de la migration de la base de données
Dès début 2023, les préparatifs ont été organisés et mis en œuvre. Puis le changement a été lancé début octobre 2023. Cet ensemble d’opérations a nécessité des temps d’arrêt, ce qui a entraîné une interruption et un ralentissement de la gestion des données : génération des reçus fiscaux, envoi des courriers ou courriels associés, traitement comptable…
La migration de bases de données est une pratique courante dans la plupart de nos organisations. Cependant, cette évolution nécessite une attention particulière en raison de la nature complexe des étapes de migration de données. Après cette phase qui a démarré en octobre 2023, nous avons l’objectif d’atteindre un fonctionnement optimal en juin 2024.
Si vous avez des questions, contactez le service de la relation avec les donateurs :
donateurs@raoul-follereau.org | Téléphone : 01 70 38 92 83
[1] Le règlement général de protection des données (RGPD) est un texte réglementaire européen qui encadre le traitement des données de manière égalitaire sur tout le territoire de l’Union européenne (UE). Il est entré en application le 25 mai 2018.